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2016/08/03 最終更新 2016/08/02

英語で丁寧に依頼するには?ビジネスメールに使える例文20選

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Women working

この記事を読むのに必要な時間は約 15 分です。

Contents

丁寧な依頼はビジネスマンのマナーと心得て

日本語のビジネスメールの場合、「〜していただけますと幸いです」、「〜をお願いできますでしょうか?」、「〜に心より感謝申し上げます」など、文末で丁寧な印象を与える便利な表現がいくつもありますね。

それと同様に、英語で丁寧に依頼する際には、日本語のように文末ではなく文頭の表現で工夫する必要があります。今回はバリエーションも豊かに、さまざまな表現をご紹介いたしますので、ぜひ一文ごとの“文頭”に是非注目してみて下さい。

それではさっそくまいりましょう!

丁寧な依頼ができる!ビジネスメールに使える例文20選

May I request for the layouts of your proposed project?

  • :あなたが提案されていたプロジェクトの概要をお願いしても宜しいでしょうか。

“May I request for 〜” で「〜をお願いできますか?」という意味。また “layout” は直訳だと「(間取りなどの)設計図」という意味になりますが、ビジネスでは「全体像」、つまりこちらでは後ろの修飾語を受けて「プロジェクト概要」となります。

I would like to request your company to provide specific details about the upcoming event.


  • :間もなく開催されるイベントの詳細をお送りいただけますと幸いです。

少し長文になりますが、一つ一つの語彙をしっかり理解していけば混乱することはないのでまずは慣れ親しんだ表現から見つけてみてはいかがでしょうか? まずこちらでのポイントとしては “would like to request A to 動詞” で「Aに動詞(※ここではprovide)をリクエストする」、つまり「Aにお願いする」という意味になります。繰り返し見直して、ぜひ使えそうな表現からマスターしていきましょう。

Please send me all of the files that we used during the company meeting.


  • :以前ミーティングで使用した全てのファイルをお送りいただけますと幸いです。

文頭に “Please” を持ってくると非常に便利です。理由はその後に続く動詞はすべて“命令”から丁寧な表現に変化するからです。今回さまざまな丁寧な言い回しの表現を学んでいきますが、いざとなったら “Please” で乗り切ることもできるのでぜひ自分のものにしてください。

I would appreciate if you could provide the company’s complete annual statement.


  • :会社の年次報告書をお送りいただけますと幸いです。

“I would appreciate if you could〜” で「〜していただけると嬉しいです/〜してもらえると幸いです」という意味になります。相手にお願いする際の丁寧な表現で、ビジネス英語ではよく使われるので、こちらもぜひマスターしましょう。どちらかというと、相手に対して自分が若干へりくだってお願いするイメージになるので、謙虚さも伝わります。

I would be grateful if you could give me some updates about the ongoing project.

  • :現在進行中のプロジェクトの最新情報を教えていただけると助かります。

前の例文に続いて “I would be grateful if you could〜” も、「お願いできると嬉しいです」という表現で英文メールでよく登場します。これらの使える表現は反復練習で、実際に何度も使ってみてマスターしていくことをおすすめします。

Could you please send me a follow up report before Friday afternoon?

  • :金曜日の午後までに追加レポートをお送りいただけますか?

先ほど文頭から ”Please” を持ってくる表現についてご紹介いたしましたが “Could you please〜” というように “please” を加えることによって、より丁寧な表現になります。こちらも合わせて覚えておきましょう。

I thought it might be a good idea if you could submit the files before the deadline so we can start the project soon.

  • :締切前にファイルをお送りいただけましたら、すぐにプロジェクトに取りかかれるので良いと思います。

こちらは長文ですね! 大きく二つに文章を分けるとすれば “so” の箇所でしょう。
“so” 以降の内容が早くできるように(実現するように)その前の文章でファイルの提出を少しでも早くしてほしい、ということを促しています。もちろん丁寧な表現なのであからさまな催促にはなりませんが…。英語にもこのように遠回し、かつ婉曲表現を使って相手に催促することがあります。(必ずしも直接的な表現ばかりではないのです)

I was hoping you could take some time to visit our company the soonest time.

  • :近々の日程で弊社にあなたにお越しいただけることを楽しみにしておりました。


今回は動詞の使い方について解説いたしますね。 “take some time to visit”をなぜシンプルに “visit”としないのか?と感じた方もいらっしゃると思います。これは、前に敢えて ”take some time” を付け加えることによって「わざわざ時間を割いていただいた」という丁寧な表現になるからです。一工夫加えることで、より丁寧な表現になったり明確な言い回しになるのは、英語の場合も日本語と同様です。

I would also be thankful if you could photocopy all necessary documents before the meeting starts.


  • :ミーティングの前までに必要な資料を全てコピーしておいていただけると助かります。

こちらでは、“ I would also be thankful if〜“ =「〜してもらえると助かる」という表現に注目してみましょう。やや複雑ですが、慣れてくるとさまざまなシーンに応用できる表現です。

I would request your immediate attention on this matter.

  • :本案件を最優先で見ていただだけるよう、お願いいたします。

“immediate” で「即座に/すぐに」という意味。ビジネスシーンなので「最優先で」という意味に限りなく近い表現となります。

I would also be grateful if you could provide the original requirements along with your loan application form.

  • :ローンの申込書と一緒に必要書類をいただけますと助かります。

“the original requirements” はローンを申し込む際に必要な書類のこと。 また“along with” は「〜と一緒に」という意味なので、上記ような訳となります。

I was hoping if you could give us one month extension so we can find a perfect venue for the company anniversary.


  • :もし後1ヶ月、延長してお時間いただけるのであれば、会社の創立記念の会にふさわしい場所を見つけることができるのですが。

“if you could give us one month extension〜” で「もしあと一ヶ月間、延長してお時間をいただけるのであれば」。“perfect venue” で「最適な場所」という意味。

Would you mind reviewing the monthly sales report I sent you last night?


  • :昨日の夜お送りした月間売上表について、再度ご覧いただけませんでしょうか?

“Would you mind〜” で「〜していただけませんでしょうか?」という依頼の意味になります。これまでには肯定文が中心でしたが、疑問文の依頼方法の表現ではポピュラーなので覚えておいてください。

I was wondering if you could check the minutes of the meeting that we had last Monday.

  • :先週の月曜日に行ったミーティングの議事録を確認いただけていますと幸いです。

“I was wondering if” で、「〜していただけると幸いです」となりますが、さらに詳しく解説すると「〜していただけているといいのですが…」と期待を込めて、遠回しに催促している表現となります。相手の状況がはっきりとわかっておらず、それとなく確認をしたい時などにふさわしい表現と言えるでしょう。また “minutes of the meeting” は「議事録」という意味の慣用句になります。

Would it be okay if I will file a 3-day vacation after the launching of our new project?


  • :私たちの新プロジェクトが正式に発足したら、3日間の休暇を取っても良いでしょうか?

“file a 3-day vacation” で「3日間の休暇を取る」という意味。また““file”は“request” と同義なので置き換えることもできます。文頭に ”Would it be okay if〜” を持ってくることで、休暇を取れるかどうかを(上司や権限のある方に)お伺いを立てている状況となります。

Do you think it might be better to reschedule our business meeting so everyone can attend?

  • :私たちが予定していたビジネスミーティングは全員が参加できる日程にリスケした方が良いと思いますか?

文中に使われている “might” ですが「ひょっとしたら〜かも」という不確実性のニュアンスを含んでいます。似たような表現で “may” がありますが、こちらは「ほぼ確実に〜だろう」というニュアンスになるので、起こりうる可能性の目安としては “might” の方が低くなります。本題からは少し外れてしまいましたが…シーンごとに微妙なニュアンスの使い分けができるよう、トレーニングしていきましょう。

I thought it might be a good idea to inform all immediate supervisors first so they can relay the message to their subordinates.


  • :彼らの部下にも情報共有ができるように、まずは各責任者にお知らせするのが良いかと思います。

“might” が、また登場しましたね。こちらの一文も先ほどと同様「これはひょっとしたら良いアイデアかも知れない」という意味になります。つまり“might” は不確実性のニュアンスがありながらも、どこか期待感を想起させる表現となります。

Could you please send me a response as soon as you finish reading this email?

  • :メールをご覧いただき次第、お返事をいただけますでしょうか?

“as soon as” で「〜してからすぐ/〜次第」という意味。“Could you please〜” は、相手に依頼する際のベーシックな表現です。そろそろ慣れてきたのではないでしょうか。

Please do not forget to attach the important files before forwarding this email to our CEO.


  • :CEOにメールを転送する前に、大切なファイルの添付をくれぐれもお忘れなきように。

“do not forget to〜” で「〜を忘れないように」という意味になりますが、注意を促す際によく使われる表現です。表現の幅を広げる意味でも、実際に使っていく中で覚えていけたら良いですね。

Could you possibly send it on or before Friday afternoon?

  • :金曜日の午後より前に、お送りいただけることはできますでしょうか?

“possibly” は「ひょっとして〜かも知れない」という意味の副詞。先ほど登場した“might” は助動詞ですがニュアンスとしては非常に似ています。ぜひこの機会にあわせてマスターしてください。

まとめ

以上、英語で丁寧に依頼する際のビジネスメールに使える例文20選をご紹介いたしました。

今回は文章も少し長く、普段聞き慣れない表現もいくつかあったかも知れません。しかし今回ご紹介した例文は一つ一つ、英語の文法をマスターするさまざまなエッセンスを散りばめていたので、携帯してスキマ時間に見返したり音読を繰り返すだけでも自信につながっていくはずです。

英語力をアップさせるためには、まず基本の例文をしっかリと体に刻み込むことが第一歩となります。ぜひ今回の例文を今後の勉強の際に最大限に活用していってください。

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