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2016/11/07 最終更新 2016/11/07

ビジネス英語で電話をする際に使えるフレーズとかけ方のポイントとは!?

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Businessman on the phone in the office

この記事を読むのに必要な時間は約 8 分です。

ビジネス英語で電話をかける時の基本的をマスターするために

海外の取引先だけでなく国内でのやり取りでも、ビジネス英語でのコミュニケーションの必要性が高まっている昨今。Eメールだけのやり取りだけでなく電話で直接、外国人と会話する機会が増えてきたビジネスマンも多いのではないでしょうか?

しかし、いざ「英語で電話をかけよう!」と思ってみても、顔の見えない相手と慣れない言語でビジネスの話をしなければならないと思ってしまうと、最初は誰でも緊張してしまうのだと思います。

そこでまずはファーストステップとして、今回は自分から相手に英語で電話をかける際の基本フレーズと気をつけたいポイントについてご紹介したいと思います。

相手に電話をかける時、第一声で使いたい定型句とポイント

まずビジネス英語で相手に電話をかける際、コールがつながった時に第一声で使える基本的なフレーズをご紹介したいと思います。

・Hello.This is Ken Suzuki from ABC company.
(こんにちは。私はABCカンパニーの鈴木健と申します)

・Good Morning.This is Keiko Yamada calling from ABC company.
(おはようございます。私はABCカンパニーの山田恵子と申します)

・Good afternoon,this is Yuko Sato at ABC Company.
(こんにちは。私はABCカンパニーの佐藤優子と申します)

相手に電話がつながった時には、まずこの基本の定型句のいずれかに当てはめて、会社名と自分の名前をしっかりと名乗ることから始めましょう

第一声の印象は相手に信頼感を与えるという意味でもとても大切なポイント。これは日本語のビジネスシーンに置き換えてみてもお分かりのように、ビジネスにおいて自分の名前と会社名を相手に伝えることは基本的なマナーと言えます。

ドキドキするかも知れませんがはじめの一言をしっかり言うことができれば、まずは第一関門突破です。

逆に言うとこの点をおろそかにしてしまうとその後の会話もスムーズに進まなくなってしまう可能性もあります。

はじめの一言は対面で言うとパッと見た時感じる「第一印象」に相当するもの。
だからこそ、英語での電話に慣れないうちはとくに第一声でいかに好印象を与えられるか?を心がけ、これらの基本フレーズはしっかりマスターしておきましょう。

さらに明るい声で相手に聞き取りやすいように、はっきりと言い切るようにすることも大切なポイントになります。

自分のことを伝えたら、続いては「用件」をしっかり伝える

それでは自分のことをしっかり伝えることができたら、次にどんな言葉で会話を続けたら良いのでしょう?

それは「用件を相手に伝えること」です。
この場合、人によって電話の目的=要件はさまざまですが、まずはなぜ自分が電話をしているのか?ということを明確に伝えることが大切です。

以下は3つのシチュエーション別に例文をご紹介したいと思います。

①社内の別の人物と話したい場合

・I’d like to speak to Mr.Smith at Sales department.
(営業部門のスミスさんとお話したいのです)

・Could you put me through to the Mr.Smith,please?
(スミスさんにおつなぎいただいてもよろしいでしょうか?)

上記のように大抵の場合は電話をかけた場合、話したい本人とは違う別の人物が受けることがほとんどでしょう。その場合は話したい相手に電話を取り次いでもらう必要があるので「取り次いでほしい」という目的を上記のような表現を使って取り次いでもらう必要があります。

この際のポイントとしては、相手の名前とどこの部署の人物であるのかをはじめにしっかり伝えることです。
社内には同じ名前の人物が複数いる場合もあるため、部署がわかる方がすぐに取り次いでもらいやすいでしょう。

②相手と直接電話がつながった場合

・I’m calling to ask you a favor.
(この度はあなたにお願いがあってお電話しております)

・I’m calling to ask you some questions about your products.
(御社の製品についていくつかお伺いしたいことがありご連絡いたしました)

・I’m calling to talk about the contract which we discussed the other day.
(先日お話した契約の件でお電話いたしました)

話したい相手と直接電話がつながった場合、単刀直入に用件をお伝えしましょう。
その際にぜひ覚えておきいたいのが「I’m calling〜」というフレーズ。「〜」の部分を自在に組み合わせるだけで、どんな目的で相手に電話しているのかを相手に明確に伝えることができます。

また慣れないうちは電話をかける前に伝えるべきことを文章にして準備するのもOKなので、はじめのうちは練習の意味も兼ねて事前にいくつかフレーズを用意したり、聞かれそうなことをシミュレーションして答えを用意しておくことをおすすめします。

③相手が不在だった場合

・Can I leave a message to Mr. Smith?
(スミス様にご伝言をお願いできますでしょうか?)

・Please tell him to call me later.
(彼に後ほど私に折り返しのお電話をいただけるようお伝えください)

・I’ll call him back later.
(あとで彼におかけ直しさせていただきます)

電話をした際、話したい相手が不在であることもよくあります。その場合には上記でご紹介したように伝言をお願いしたり、相手に折り返しの電話をもらえるようお願いしたり、こちらからかけ直すよう伝えることもできます

これらも相手の立場や間柄などに応じて、失礼のないように使い分けるようにしていきましょう。

まとめ

以上、今回は自分から相手に英語で電話をかける際の基本フレーズと気をつけたいポイントについてご紹介いたしました。

ビジネス英語で電話をかけるのは、慣れないうちは誰もが緊張するものです。しかし基本となるフレーズをしっかりマスターしてポイントを抑えて伝えることができれば、その積み重ねが自分の自信へとつながっていきます。

電話での対応力は顔が見えない分、信頼を声や雰囲気で伝えなければならないので確かに大変です。しかしその分「確かに伝わった」という感触が積み上がっていくうちに、自分の表現も増えどんどん会話が楽しくなっていくことでしょう。

まずはビジネスシーンなので「手短に、要点をしっかりと!」ということを常に心がけ、明るく、かつ今回ご紹介したような丁寧なフレーズを使いこなして信頼を勝ち取っていきましょう!

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