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2015/07/20 最終更新 2015/12/13

英文ビジネスメールのパターン別件名、宛名、本文、結びの書き方

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e-mail symbol

この記事を読むのに必要な時間は約 7 分です。

英文ビジネスメールにはパターンがある

外資系企業や商社などに勤務している方以外には、なかなかハードルの高い英文メールですが、昔よりも使う機会は増えてきました。しかも突然に……。

「英語圏から商品問い合わせが来たから、機能まとめて投げておいてくれ。」
「来週から海外の工場が稼働し始めるから、メールで挨拶しといて。」

英語でなんとか内容をまとめて、さてメールを出そうとした時、普段なかなか英文メールを書く機会がないので、書き出しがわかりません。

件名も結びの言葉もわかりません……。

英文メールにも、日本語メールと同じように、決まった言い回しやパターンがあります。パターンをいくつか覚えておけば使い回しができて、応用が効くので便利です。

今回は、件名や宛名から冒頭の書き出しまで、パターン別の英文ビジネスメールの基本的な書き方をご紹介します。

英文メールのパターン|件名編

英文メールの件名は、一歩間違えるとスパムメールと間違われてしまうため、書き方には注意が必要です。

「Thank you][Invoice]のように簡潔すぎる件名はスパム判定されやすため、具体的なプロジェクトやプロダクト名・名前や会社名を記載するようにしましょう。

また、見積りや注文の場合、スラッシュ(/)やコロン(:)などの後に具体的な商品名や商品番号を入れると良いでしょう。

例)Request for estimate / No.11001

件名は、相手にわかりやすく目的を入れます。以下のパターンを覚えておくと便利です。

英文メールの件名1.依頼したい場合(Request for ~)

Request for Product Documents
訳|資料請求

英文メールの件名2.問合せしたい場合(Inquiry about ~)

Inquiry about your new item
訳|製品問合せ

英文メールの件名3.注文したい場合(Order for ~)

Order for your new item
訳|新製品の注文

英文メールの件名4.確認したい場合(Confirmation of ~)

Confirmation of Invoice:No~
訳|No.~:の請求書の確認

英文メールの件名5.御礼をしたい場合(Thank you for ~)

Thank you very much for your invitation
訳|ご招待ありがとうございます

また、スパムメールと判断されなくても、読まれない事を避けるために一工夫が必要なようです。

参考:
ノー!英文メールでその「件名」は使わないで

また「About ~」、「Regarding~」などもよく使われる表現です。

英文メールのパターン|宛名編

英文メールの宛名1.特定の相手の場合

(男性の場合)Dear Mr. ~,
(女性の場合)Dear Ms.~,

で良いでしょう。

英文メールの宛名2.顧客宛の場合

個人の顧客であれば、

Dear Customers,

組織宛であれば会社名や部署名を

Dear Customer Service,

宛名と性別が全く分からない場合はこのように書きます。

To whom it may concern,

英文メールのパターン|本文・書き出し編

英文メールの場合、書き出しから直接本題に入る事が多く、日本のビジネスメールのような「お世話になっております。」のような形は特にありません。

ただし、初めての相手にメールを送る場合はまず自己紹介をしましょう。

My name is Ichiro Suzuki and I am in charge of ~ at ○○(会社名).
訳|◯◯会社の鈴木一郎と申します。

続いて目的や要件を書きます。ビジネスメールでは、どういう目的や理由でメールを書いているのかを最初に書きます。

The reason I am writing this e-mail to~
訳|~という理由があってメールを書いています

英文メールのパターン|結びの言葉編

日本語のビジネスメールにおける「よろしくお願い致します。」のような締めの言葉です。

ビジネスメールにおいては、下の2つがよく使われます。

Best regards,
Thanks,

参考:
例文集: ビジネス | メール (日本語-英語)

英文ビジネスメールの件名、宛名、本文、結びの書き方まとめ

英文ビジネスメールの件名、宛名、本文、結びの書き方をまとめてみましたが、意外に簡単だと思いませんか?

これらの書き出しパターンさえ覚えておけば、きっちりした英文メールがスラスラ書けるようになります。

もちろん、本文はしっかりビジネス用の文章を書く必要はありますので、以下をご参考に。

参考:
ビジネス英語で最低限使い分ける7つの基本動詞英単語
日常英会話、ビジネスでネイティブが使う英語イディオム11選
ビジネス英会話は例文から学べ!よく使う定番フレーズ20選

仕事に使う英文メールは、絶対にわかりやすい内容で、失礼がないように何度も見直しをするはずです。そのため、英作文の練習になり、ライティング力は確実にアップします。

英語を習得したい方は、「よしっ、英語の勉強ができる!」と前向きに捉えて、積極的に取り組んでみてください。

もちろん、プライベートでも積極的に英文メールを書く機会を増やしてみましょう。

Photo by Micky Aldridge

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