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2016/11/27 最終更新 2016/11/21

ビジネス英語で電話をする際、不在時に使える便利なフレーズとは?

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Businesswoman

この記事を読むのに必要な時間は約 8 分です。

ビジネス英語で電話をかけた時、相手が不在だったらどう対処する?

海外との交渉を頻繁に行っているビジネスマンならお分かりかと思いますが、ビジネス英語でクライアントに電話して不在だということは日常茶飯事です。

しかし慣れないうちは急ぎの案件である場合はとくに、相手に直接つながらないとつい焦ってしまうことがあるかも知れません。

ただビジネスは必ずしも自分の都合の良いタイミングで物事が進んでいくばかりではなく相手あってのことなので、つながらずに焦るよりも、まずは落ち着いてその後の展開を推測しながら冷静かつ的確に対応する姿勢が大切です。

そこで今回はビジネス英語で電話をかけた時、相手が不在だった際の対応と表現集をご紹介したいと思います。

電話をかけて相手が不在だった時、どんなフレーズで対応すれば良い?

ビジネス英語で話したい相手に電話をしても、すぐにつながらないケースは多々あります。ではそんな時、どんな英語表現を使ったら良いのでしょうか? 今回は代表的なフレーズをいくつかご紹介したいと思います。

・Can I leave a message?
(伝言をお願いできますか?)

・OK,Would you just tell him that I called?
(わかりました。彼には私から電話があったことだけお伝えいたけますか?)

・Please tell him that I will call again around 11 o’clock.
(彼には、改めて11時頃にお電話すると伝えていただけますか?)

・Could you tell him to call me at 1234-5678?
(それでは彼に1234-5678の番号までお電話いただけるよう、伝えてもらえますか?)

・I’ll call him again later.
(後ほどまたお電話してみます)

こちら代表的な例文を5つご紹介いたしましたが、何かお気づきになった方もいらっしゃるのではないでしょうか?

英語で電話をかけて相手が不在だった場合「相手に伝言をお願いする」、「こちらの電話番号を伝えてコールバックを促す」、「後ほど改めて電話する」という主に3つのケースが考えられます

そしていずれの場合もシーンによって使い分けることはできますが、相手の立場や関係性によっても対応が微妙に異なるのでその辺りは基本のマナーとして一応念頭に置いておく必要がありそうです。

たとえば相手が自分よりも明らかに上の役職だったり大切なクライアントであった場合、コールバックをお願いするのは極力避けた方が良く「改めてこちらからお電話します」と伝えるのが賢明です。

ただ緊急の場合は急ぎであることをしっかり伝えた上で、コールバックをお願いするのは常識外れではありません。

その場合 “It’s urgent.” (緊急です)とまず伝え、相手に負荷をかけないよう必ず電話番号を伝えてかけ直してもらうようにしましょう

ほんの些細なやり取りに思えるかも知れませんが、こうした気遣いがビジネス上での信頼感や安心感を形成していく要素となります。そのため簡単なフレーズでのやり取りと思わず、可能な限り丁寧に対応することを心がけていくと良いでしょう。

それでは逆に電話の受け手になった場合はどう対応すれば良い?

では逆に発信ではなく受信をする際には、どんな表現を使って対応すれば良いのでしょうか? こちらも代表的なフレーズをいくつかご紹介したいと思います。

・Would you like to leave a massage? / Can I take a massage?
(よろしければ伝言を承りましょうか?)

・He is not at his desk at the moment. Should I have him call you back?
(彼はただいま席を外しております。こちらからお掛け直しするようにお伝えしましょうか?)

・I’m afraid he’s off today.May I have her call you back tomorrow?
(あいにく彼は本日お休みをいただいております。明日改めてお電話するようお伝えしましょうか?)

・He’s out now.May I have your phone number,please?
(彼は外出をしております。よろしければお電話番号を頂戴できますか?)

・He has already left for home today. Could you call again tomorrow?
(彼は本日失礼させていただきました。よろしければ明日またお電話いただけますか?)

さていかがでしたでしょうか?

ビジネス英語で電話を受けた場合も状況に応じて対応の仕方も変わり、それによって表現も変わってくることがお分かりいただけたのではないかと思います。

受信の場合も発信と同様に、気を利かせて「伝言をお預かりしましょうか?」という一言を基本とするのが良いでしょう。

慣れてきたらたとえば「出張中です」「お休みをしています」という状況の表現を増やしていき、こちらが「どういう状況であるのか?」ということを伝えると相手もどういった対応が適切なのか?その後の対応方法が具体的にイメージしやすくなるでしょう。

たとえば今日お休みであれば、その日のうちに電話をすることはないでしょうし、出張中であれば電話ではなくメールをした方がつながりやすいと判断するかも知れません。

いずれにしても電話の相手の意図をしっかりと汲み取り、こちらの状況をわかりやすく伝えることが大切です。

はじめは英語で話すのに精一杯かも知れませんが、慣れてきたら相手を思いやる姿勢と気配りを大切に、「仕事をスムーズに進めるためには今どんな対応をしたら良いのか?」と瞬時に判断して、臨機応変に対応できるように訓練していきましょう。

まとめ

以上、今回はビジネス英語で電話をかけた時に相手が不在だった場合の表現と、逆の受信者だった場合の表現をご紹介いたしました。

ビジネス英語での電話対応は慣れないうちは、英語を話すことに精一杯で細かな気配りまで頭が回らないかも知れません。

しかし慣れていくうちに表現の幅も広がり、考えなくてもとっさの一言が言えるようになっていきます

そのためにも今回ご紹介したフレーズを、その場の状況を具体的にイメージしながら繰り返し練習し、早く現場での実践に役立てていってください。

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