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2016/01/06 最終更新 2016/01/06

英語で失礼がない依頼メールを送る時の6つの注意点

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英語の依頼メール

この記事を読むのに必要な時間は約 11 分です。

英語で相手に失礼のない依頼メールを送る

取引先に依頼のメールをする時には、確実に内容が伝わる文章にする事と、相手に失礼のないように心掛ける必要があります。

もちろん英語のメールであっても同様です。

ところが、英語を使う日本人ビジネスマンの多くが、

「苦労して英文で依頼メールを送ったのに、反応が薄い。」
「依頼メールなのに無視されることさえある……。」

という悩みを抱えています。ネイティブにも意味が伝わり、快く承諾したくなるような依頼をかけるためには、どのような英語表現を使えば良いのでしょうか。

今回は日本人が間違えやすい依頼の英語表現と、わかりやすい内容で相手の心を動かす英語表現のポイントをご紹介したいと思います。

英語メールで依頼するポイント1.日本人的発想のメールはややこしい

日本語の文章には「起承転結」ルールがあり、これは序章の次に説明、そして一番最後に結果が来るスタイルです。

私たちは小さなころから国語の授業でこのような文章に慣れ親しんで育ったため、文章を考える時に自然と頭の中で起承転結を構成してしまいます。

この起承転結は、小説などの読み物、物語を作る場合には、最適な文章構成だと思います。

しかしネイティブは比較的簡潔なメールを好むので、長々と文章を並べても、「何を求められているのかわからない。」と判断してしまいます。

自分では結論から書いているつもりでも、サービス精神が豊富な日本人はつい説明が長くなってしまい、ネイティブからすればまどろっこしく感じる傾向があるようです。

英語メールで依頼するポイント2.「Please」は丁寧な表現とは言えない

取引先に対するメールなので、当然丁寧な表現が求められます。そこで、日本人がよく使うのが「Please」から始まる文章です。

例えば「Please send it by tomorrow.(明日までにそれを送ってください。)」という文章があります。

これは「礼儀正しい命令文」です。つまり、文章は丁寧に見えますが、一般的には上司が部下に対して使う英語表現で、書き手は読み手を下の立場に見ています。

もちろん、上司が部下に送るなら良いのですが、取引先や同僚、上司には違う英語表現を使った方が良いでしょう。

例えば「Could you send it by tomorrow, please?(明日までにそれを送ってもらえませんか。)」なら、同じ「please」を使っても、上から目線な感じを相手に与えずに済みます。

また、質問形式で、「Yes」か「No」の選択肢を与えているのも依頼の文章として丁寧です。

ただし、この文章にも落とし穴があり、ネイティブの中には「Yeaと答えることを前提にした疑問文」と捉える方もいます。

そこで、相手に断られても良いという寛大な表現として「I wonder if I could ask you to send it by tomorrow.(明日までにそれを送ってもらうことはできるでしょうか。)」と仮定法を用いた文章が役立ちます。

「もし良かったら」の意味を一言付け加えるだけで、かなり印象が違います。これは日本語も同じですよね。

英語メールで依頼するポイント3.見積もり依頼は項目を明確に

取引先に見積もり依頼メールを送る時は、必要事項を必ず明記するようにします。

特に商品名・数量・納期は箇条書きにしたりフォントを変えたりしてわかりやすくするのも良いですね。

また返信を要求するために「日までに連絡をください」と一言付け加えておくとスムーズに事が運ぶでしょう。

これらは日本語のメールでも同じ基本的なルールです。例文としては、

—–
I am writing to request a quotation. 
We would like to have a quotation for 10 unit prices of item No1 and also let us know the delivery date.
May we hear from 13th?
Be regards
—–

「見積もりをお願いしたくご連絡差し上げました。
商品番号1について10個の価格の見積もりと納期についてお聞きしたいので、13日までにお返事を頂きたく思います。
よろしくお願いいたします。」

となります。返事を急がない場合は「We look forward to hearing from you.」「お返事お待ちしています。」と書いておきましょう。

英語メールで依頼するポイント4.相手に不快感を与えない無理なお願い

商品の納期について、予定より早く納品をしてほしい場合など、多少無理があるお願いは、いつもとは違う文章で依頼メールを送ることで、切実な気持ちを伝えます。

「Could you ~」「I would like you ~」というお決まりの丁寧語でも間違いではありませんが、できれば気持ちよくお願いに応えて欲しい場合は、さらに丁寧な表現に変えましょう。

その場合は「感謝する」という意味がある「Appreciate」という単語を使うと効果的です。

また、少々難易度は高いですが、主語を長くするテクニックを使って、簡潔な文章にまとめると、より効果が期待できます。

「Your delivery of the products by 13th would be much appreciated.」
訳:13日までに商品を発送していただけると助かります。

「~助かります」「~嬉しいです」という英語表現であれば、依頼に応えてくれる可能性は高くなるでしょう。

英語メールで依頼するポイント5.新規取引は基本的な文法を使う

英語の依頼メール

面識がない相手に対して、メールで新規取引の依頼をする場合は、難しい表現よりも基本的な文法表現を使った方が、丁寧で好印象な文章になります。

—–
I am writing you for the first time. I am ○○ of A company.
I have heard that you are looking for ○○.
We have one of ○○.
I would like to have technical tie up with your company.
—–

「初めてメールさせていただきます株式会社Aの○○と申します
御社は○○を探しておられると聞きましたが、
弊社では○○の取り扱いがございます。
弊社と技術提携を結んで頂くことはできませんでしょうか?」

この英文を見るとわかる通り、難しい英単語や英語表現は一切なく、中学英語ばかりです。

「こんな簡単な英文で、英語ができない日本人だと思われないかな……。」と心配する必要は全くありません。

英語を習得は、中学英語がベースであとはボキャブラリーを増やせば良いだけだと言われています。

仕事で使うメールでも、特に新規の相手へのメールは、基本的な英文法ルールで、きれいな英語を使った方が真摯な気持ちが伝わります。

1つ気をつけるべき点は、「I’m ~」「I’d like to ~」「I’ve heard ~」のように、略語を使用したビジネスメールは望ましくないということです。

英語メールで依頼するポイント6.「I want」はビジネス英語向きではない

英語の依頼メール

ビジネス英語で依頼やお願いをする時に、つい耳慣れた「I want ~」を使って自分の意見を主張してしまいがちですが、これは少々子供っぽい表現になるため使わない方がベターです。

ネイティブからすれば、小さな子供が「○○が欲しい~!」と駄々をこねているように聞こえてしまいます。プライベートでは使えますが、ビジネスの場では不適切なので、気をつけましょう。

見積もりや新規取引の依頼をする場合は、丁寧なフレーズとして「Could you ~」や「Would you ~」の他に「Do you mind ~」「Do you happen to ~」「I was wondering if ~」などを使うか、または「I suggest ~」「I propose ~」を使って提案をしたり、意見を主張する言い回しもおすすめです。

英語で失礼がない依頼メールを送る時の注意点まとめ

「英語圏の人には主張しないとナメられてしまう!」と心配して、仕事の発注や見積もりを依頼などのビジネスメールで、フランクな英文を書く方がいます。

でも、ビジネスメールがより丁寧な表現をしなければいけないことは、英語でも日本語でも全く同様です。

特にネイティブは、謙虚で思いやりがこもったメールかどうかで人柄を判断する場合もあるようです。

今回ご紹介したポイントを参考にして、相手の気持ちを思いやったビジネスメールを送れるようになれば、仕事の幅も広がりますし、相手との信頼関係を築くきっかけになります。

基本的なビジネスメールは、とても簡単な文法や英語表現で問題ありません。

日本人の多くは、語学留学経験や帰国子女でもなければ、英語を話すのは難しいと思い込んでいるかもしれませんが、実は、ビジネス英語の8割は中学英語で通用します。

ということは、中学生が3年間で学んだ英語さえ押さえておけば、日常的な英語+簡単なビジネス英語は話せることになります。

参考:
ビジネス英語は中学レベル!?3年分を3ヶ月で勉強する方法

つまり、英語でビジネスメールを作成することは、基本的な文法をおさらいする勉強に役立ちます。

あとは、ちょっとした注意点とコツを覚えるだけで、今日からグローバルに英語をビジネス活用することが可能になるはずです。

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