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2016/11/13 最終更新 2016/11/07

ビジネス英語で電話を受信した際の受け方と便利で使える定型文

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Young women are the correspondence of the customer with the headset

この記事を読むのに必要な時間は約 7 分です。

ビジネス英語で電話を受けた際、どんなフレーズで対応すれば良い?

国際間のビジネスが日常的に行われるようになった今、海外から突然電話がかかってくることも珍しくはありません。

しかし電話を受けたはいいものの、どう対応すれば良いのか困ってしまうこともありますよね。発信であれば事前準備ができるものの発信の場合はいつかかってくるのかも予測不可能だからこそ、いざという時のための定型句はいくつか覚えておきたいものです。

そこで今回は英語で電話を受けた際に使える基本フレーズについてご紹介していきたいと思います。

まず電話を受けた際、第一声で使えるフレーズ

英語で電話を受けた時、慣れないうちはまず何を話して良いのか、言葉に詰まってしまうことがありますよね。しかしあまり難しく考えすぎずまずは日本語でのやり取りを思い返してみれば、話はとてもシンプルです。

つまり「こちらの会社名を伝え、用件をお伺いする」。また「どなたにおつなぎしましょう?」とお伺いすることは、英語の場合も変わりません。

そこでまずは以下ご紹介する基本フレーズをしっかりマスターしましょう。

・Hello. This is ABC company.
(こんにちは。こちらABCカンパニーです)

・May I ask who’s calling ?
(どちら様でしょうか?)

・May I have your name, please ?
(お名前を頂戴できますか?)

・How can I help you ?
(ご用件を承ります)

・Whom would you like to speak to ?
(どなた宛におかけでしょうか?)

相手が話したい人物につなぐ前の「少々お待ちくださいませ」を伝える表現

時と場合にもよりますが、海外からの電話は相手に直接つながる場合もありますが会社の代表電話、もしくは部署の代表電話にかかってくる場合が多いものです。

そのため電話をかけてきた相手との取り継ぎ、つまりしばし「保留する」必要があります。
それでは、そのワンクッションにはどんな表現が適切なのでしょうか

・Hold on line, please./ One moment, please.
(少々お待ちくださいませ。保留にいたします)

・I’ll connect you with Mr.Smith./ I’ll put you through Mr.Smith.
(スミスさんにおつなぎいたます)

・I will transfer to the person who is in charge.
(担当者におつなぎいたします)

相手の希望している担当者や担当部署につなぐためには、上記のようなフレーズを用いて保留することが大切です。最も簡単なフレーズとしては “Hold on line, please.” があるので、もし迷ってしまったらまずはこの表現から慣れていくのが良いでしょう。
とはいえつなぎの表現としては、まずこの基本を覚えておけば十分です。

相手が話したい人物が不在だった場合はどんな風に伝えれば良い?

では実際に電話を保留して内線で呼び出してみたものの、本人が不在であった場合はどのように伝えたら良いのでしょうか?
こちらも基本は日本語と同様、相手が不在にしている旨を伝え、折り返し電話をしましょうか?と聞いてみたり、電話があった旨を伝えますと、言ったりするのが基本の流れとなります。

・Thank you for waiting.He is out now.
(お待たせいたしました。本人は外出しております)

・He is not here at the moment./ He is not available now.
(彼は現在、席を外しております)

・I’m afraid but he has already gone home today.
(申し訳ございませんが、彼は本日すでに帰宅いたしました)

・He is off today.
(本日彼はお休みをいただいております)

・Would you like to leave a message?
(伝言を承りましょうか?

・Should I have him call you back?
(折り返しのお電話をさせましょうか?)

・I will have him call you back.
(折り返しのお電話をするようお伝えいたしますね)

・Would you mind calling again tomorrow ?
(また明日改めてお電話いただけますでしょうか?)

ご紹介したようにいろいろなシチュエーションはありますが、まずは本人の状況を伝えた上で、こちらから折り返し電話をするか、メッセージをお預かりするか?など、臨機応変に対応しましょう。また急ぎの案件や重要な案件であった場合は必ず相手の番号を伺い再度お名前を確認した上で、担当者に必ず伝える姿勢も大切です。

英語で電話を受けて取りつぐ会話はショートフレーズでも十分対応できるものばかりですが、実は重要なビジネス案件の電話であったりする場合もあります。そのため基本となるポイントを抑えてしっかりと対応できるよう準備しておきたいですね。

まとめ

以上、今回は英語で電話を受けた際に使える基本フレーズについてご紹介いたしました。

英語での電話対応は慣れないうちは、とても難しく感じられるかも知れません。しかし先にもお伝えしたように基本は日本語の電話対応と流れは同じなので、その点を意識して一つ一つのフレーズをしっかり自分のモノにしていきましょう。

最初は丸暗記でも構いません。それを実践で繰り返していくうちに電話対応力も次第にアップしていくでしょう。

まずは基本を大切に今回ご紹介した表現を覚えることから始めてみてください。

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