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2016/09/13 最終更新 2016/10/14

ビジネス英語でメールを書く方必見!上達のための勉強法

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この記事を読むのに必要な時間は約 5 分です。

ビジネスで英文のメールを書けるようになるための勉強法とは?

英語学習において「日本人は会話が苦手な人が多くて読み書きの方が得意」というのは、一般的によく言われていることです。

しかし実際にビジネスで英文メールを書こうとすると、意外と苦手な人が多いという事実があるのです。これは英文メールを書く機会が圧倒的に少ない、ということも理由の一つではありますが実際にはそれだけではないようです。

一番の理由は「気持ちを的確に表現する方法がわからない」ということなのです!

実は英会話とメールは別物と考えられていますが “自らの意思や気持ちを伝える” という意味で共通しています。そのため自分の気持ちを相手に的確に伝える表現や方法がわからなければ、メールだけでなく会話もぼんやりした内容になってしまい、相手からしてみれば「この人、一体何が言いたいんだろう?」と受け取られてしまうことも多くなります。

そこで今回は、ビジネスで英文メールを作成する際の勉強法と伝え方のコツについてご紹介したいと思います。

ビジネスで英文メールを作成する際の勉強法

まずは短くて使えるフレーズをたくさん覚える

これは英語に限らず語学学習の基本ではありますが、始めから長文にチャレンジするよりも、まずは短くて使えるフレーズをたくさん覚えることを基本に勉強する姿勢が大切です。

とくに英語の場合、日本語に比べて遠回しな表現は少なく、よりダイレクトに気持ちを表現するフレーズが多いです。そのためダラダラと単語を並べて全体的に曖昧な表現になるよりも、短くても気持ちがはっきりと伝わるフレーズをいくつも覚えておく方が、コミュニケーションの上での武器になる場合が多いのです。

日本人はどうしても曖昧な表現をしてしまうクセがあるので、英語を使う時には気持ちを切り替えて「はっきり気持ちを伝える!」という心構えで、覚えいる表現は自信を持って使っていきましょう。

まず結論から書くクセをつける

「まず結論から書く」というのはビジネスでの基本です。日本語でもビジネスシーンでは「短くて簡潔に/要点が伝わるように」ということは多くの人が意識しているでしょう。

しかし英語ではその傾向がさらに強くなるため、導入からすぐに結論に入っても何ら問題はありません。むしろ結論から入った方が相手に好印象を与えます。

またこれと関連して、メール本文の要点が一目でわかるタイトルを付けることもポイントです。

たとえば「至急メールを確認してほしい」場合、「invoiceを添付しているから確認してほしい」場合、「部署異動のご挨拶」など、本文の内容に対応したタイトルを付けることを意識して、メールを作成する姿勢が大切です。

これは忙しい相手に対する配慮でもあるので、このクセをつけておくと相手からの信頼も格段に得やすくなります。

英文メールを作成する機会を増やす

英文メールの作成に慣れていない方は(普段使う機会があまりない場合)はとくに、ビジネスでなくても良いので、たとえばネイティブの友人などにメールを送る機会を増やすという姿勢も大切です。

そもそも英語の上達は、机の上の勉強だけではあまり効果がありません。

受験勉強やTOEICテストのための勉強は別として、生きた英語をしっかりと身につけて外国人と対等にしっかりコミュニケーションが取れるようになるためには、とにかく「使って、使って、使いまくる」姿勢が何よりも大切になります。

始めは「こんな英語で笑われるんじゃないか?」とか「文法的に間違っていたらどうしよう…」という恐れもあるかも知れませんが、語学の勉強は恥をかかなければ上達はしないでしょう。

すでに流暢に英語を使いこなしている人でさえ、そういう時期が必ずあったのです。
(母国語でないので、当たり前です)

恥ずかしがらずミスを恐れず、どんどん英語を使う機会を増やして自分のモノにしていきましょう。

まとめ

以上、今回はビジネスで英文のメールを書けるようになるための勉強法と伝え方のコツについてご紹介いたしました。

英語の学習は地道なもので、今日勉強して明日からでもすぐに自由自在に書けるようになったり話せるようになったりするわけではありません。そのため日々コツコツ積み上げていく姿勢が大切です。

しかし、最初に勉強のコツや英文作成の際の心構えを知っておけば、英語の上達は通常よりもずっとスピードアップするはずです。

少しでも早く効率的に英語を上達させるためにも、ぜひ今回ご紹介した内容を参考にしてみてください。

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