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2016/04/21 最終更新 2016/04/09

【永久保存版】ビジネスマンの常識?!英語での電話対応(基本対応編)

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この記事を読むのに必要な時間は約 4 分です。

いつもの仕事中、何気なく電話に出たあなた。
「いつもお世話になっております、○○株式会社の○○です」
「Hello,………」

やばい…相手は英語を話している…

こんなことはないでしょうか?

思わず電話をきってしまった、そんな失敗談もよく耳にします。
しかし、そんな時に冷静に英語での対応ができたとしたら。

同僚はもちろん、上司からもあなたの評価は一気にあがること間違いなしです。
そこでこれは最低限抑えておきたい、電話でのビジネスEnglishをご紹介します。

【1】How may I help you today?

ご用件をお伺い致します。
まずはこの一言が鉄板です。とにもかくにもこの一言を伝えましょう。

そうすると、相手は
①Could you put me through to 【部署名 or 個人名】,please?
【部署名 or 個人名】につないで頂けますか?
②I am calling about ~.
~の件でお電話しました。

上記いずれかの反応を示すでしょう。

さぁ、次です!

【2】I will check if he/she is available right now.

ただ今彼/彼女が電話に出られるか確認します。

確認が終り次第、状況を相手に伝えます。
選択肢は以下の4つのうちの1つに大抵の場合、当てはまるでしょう。
Thank you for waiting.
と、一言加えると、とても丁寧な印象なので、お忘れなく!

【3-A】Let me transfer your call.

それではおつなぎします。
担当者の手が空いていた場合、このトークでこの電話は終了ですね!
しかし、あいにくつなげなかった場合、以下の対応が必要になります。

【3-B】I’m afraid he’s/she’s away from his/her desk for a moment.

彼/彼女は今少し席を外しております。

【3-C】I’m sorry,but he/she is on another line right now.

申し訳ありません、彼/彼女はただいま別の電話に出ております。

【3-D】He/She is in the meeting right now,but he’ll/she’ll be available after 4.

彼/彼女はただ今会議に出ておりまして、4時以降であれば都合がつきます。

B-Dの状況の場合、このままではこの電話は終れません。
さぁ、この電話のクライマックスです!
下記のいずれかの質問で締めくくりましょう。

【4-A】Would you like him/her to call you back?

彼/彼女に折り返しご連絡をさせましょうか?

【4-B】May I take a message?

伝言は何かございますか?

まとめ

いかがでしたでしょうか?
実は電話対応の流れは決まっているので、覚えることはさほど多くはないのです。
デスクの引き出しにこっそり忍ばせておくと、安心して電話に出られますね。
スムーズな対応ができるように、口に出して練習しましょう!

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