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2016/11/21 最終更新 2016/11/21

ビジネス英語で電話の取次ぎに使える!役立つ表現とマナーとは?

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Young woman wearing a headset

この記事を読むのに必要な時間は約 7 分です。

ビジネス英語で電話を受けた場合、相手が話したい相手にどうつなぐか?

ビジネスで英語を受ける際、かけてきた相手が話したい相手に直接つながれば一番スムーズですが、なかなかそうはいかないもの。その際にワンクッションの役目として重要なのが「取次ぎ」を担当する人物と対応力です。

オフィスではこの役割を受付や部署の秘書などが担当する場合が多いですが、取次ぎの良し悪しによって会社の質を判断されることもあるため、比較的その役割が多いと感じる場合はしっかりとマスターするよう努力すべきです。

ビジネス英語の電話の表現は難解な表現はそう多くはありませんが、その分、短いフレーズで言いたいことを顔の見えない相手にズバッと的確に伝えなければなりません。そのため基本表現を何度も繰り返し練習し、とっさの事態に備えておく必要があります。

そこで今回はビジネス英語の電話を受けた際の取次ぎの表現についてご紹介したいと思います。

突然英語で受けた電話を取次ぐ時、いざという時に使えるお役立ちフレーズ

ビジネス英語でのやり取りも決して珍しくはなくない今、海外からの電話や外国人からの電話を受け、担当者につなぐ際にどんな表現を使ったら良いのでしょうか?

こちらでは代表的な表現をいくつかご紹介したいと思います。

・I’ll put you through to the person in charge.
(担当者におつなぎいたします)

・Let me transfer you to Sales department.
(営業部門に電話をおつなぎいたしますね)

・He is on another line right now.Would you like to hold?
(彼はただいま別の電話に出ております。そのままお待ちになりますか?)

英語でかかってきた電話を受け、担当者につなぐ際には上記のような表現があります。

一番シンプルなのは最初にご紹介した「担当者におつなぎします」という表現。これは基本中の基本なので丸暗記しておきましょう。

続いての “Let me transfer you to〜” もビジネス英語ではよく使われる表現なのでしっかり覚えておきましょう

ちなみにこの “Let me 動詞〜” は日本語で言うと「〜させていただきます」に相当する謙遜を表す表現で、相手を立てて丁寧に対応する雰囲気が出るため、さまざまな動詞を当てはめて使える便利な表現です。

最後の表現は、担当者が社内にいてもうじき電話が終わりそうな状況を汲み取って伝えるフレーズです。
相手に保留をお願いするので多少判断が難しい場合もありますが、すぐに終わりそうな場合はお待たせしても失礼はありません。

ただ状況によってはそのまま長電話になる可能性もあるので、電話を受けた場合は責任を持ってその後の状況を見守るようにしましょう。

つないでも担当者につながらなかった場合は、どのように対応すれば良い?

さて、電話をつないだはいいものの担当者が不在にしていることもあるでしょう。そうした場合には一旦つないでも相手に「担当者が不在であること」を伝えなければなりません。

そこで担当者が不在だった場合の表現をご紹介したいと思います。

・He is currently in a meeting with a client. Would you like to leave a message?
(彼はただいまクライアントと会議中でございます。メッセージをお預かりいたしましょうか?)

・You have got the wrong department. Please call 012-345.
(こちらは他部署になります。012-345の番号へお掛け直しいただけますでしょうか?)

・He’s not available right now.Shall I take a massage?
(彼はただいま電話に出られません。メッセージをお預かりいたしましょうか?)

・He’s not at his desk now.Shall I have him call you back later?
(彼はただいま席におりません。のちほど折り返しのお電話をさせましょうか?)

担当者が不在であった場合は可能な限り、担当者が今どんな状況であるかを伝え、その上で伝言を預かる姿勢を伝えることが大切です。

こちらはただ取次ぎをするよりも、やや表現も長くなりますがステップアップできるようにあわせて覚えておきたいフレーズです。

また伝言を残す or 残さないは相手の判断によるので、こちらから「またお電話ください」などとはじめから伝えずに、まずは相手に伝言を残すかどうか問いかける姿勢はビジネスマナー上、大切なことです。

発信者と担当者の直のやり取りであれば二人の完成性や立場によって対応を変えれば良いことですが、この場合は発信者と担当者の間をつなぐ第三者という立場のため、気を利かせてその後の双方のやり取りがスムーズになるように伝言を預かる、もしくは電話番号をお預かりしてこちらからコールバックをするような姿勢を見せるのがベストでしょう。

まとめ

以上、ビジネス英語の電話を受けた際の取次ぎの表現についてご紹介いたしました。

先にも述べたように電話の取次ぎは当事者同士のやり取りと違って「第三者」の立場であるため、丁寧に対応すること、相手になるべく手間をかけさせないこと、その後当事者同士のビジネスがスムーズに進むようサポートすることを念頭に置いて、対応するのが良いでしょう。

慣れないうちは基本フレーズを言うことで精一杯かも知れませんが、今回ご紹介したような基本表現はメモに残すなどして、空いた時間に見直したりイメージしながら練習するなどして、取次ぎの英語表現をしっかりマスターしていきましょう!

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